Verwerkersovereenkomst

Versie 5 november 2026. Volgens artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Partijen

De klant: de onderneming die een Fytos-omgeving aanmaakt, als verwerkingsverantwoordelijke.
Fytos: Fytos, Abeliaerf 37, 4125 WH Hoef en Haag, Nederland, KVK 88959945, btw NL004674188B20, als verwerker.

Deze overeenkomst hoort bij de gebruiksvoorwaarden. De klant aanvaardt ze als hij een omgeving aanmaakt. Ze loopt zolang Fytos persoonsgegevens voor de klant verwerkt.

1. Onderwerp

Fytos verwerkt persoonsgegevens voor de klant om hem het spuitregister te leveren: registreren, controleren tegen de toelatingen, exporteren, mailen, verwittigen en bewaren. Bijlage 1 beschrijft de verwerkingen.

Voor accountgegevens, facturatie, support en beveiliging is Fytos zelf verantwoordelijk. Daarvoor geldt de privacyverklaring, niet deze overeenkomst.

2. Instructies

Fytos verwerkt de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant. Het gebruik van Fytos door de klant en zijn gebruikers, binnen de functies van de app, geldt als die instructie. Andere instructies geeft een beheerder per mail.

Fytos gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden. Vindt Fytos dat een instructie de wet schendt, dan meldt het dat meteen. Moet Fytos gegevens verwerken omdat de wet het vraagt, dan meldt het dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

3. Vertrouwelijkheid

Alleen medewerkers van Fytos die het nodig hebben voor hun werk, krijgen toegang. Ze zijn tot geheimhouding verplicht. De supportconsole van Fytos toont alleen supporttickets. In het register van een klant kijken we alleen als dat nodig is om een vraag van die klant te beantwoorden of een storing op te lossen.

4. Beveiliging

Fytos neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). Bijlage 3 beschrijft ze. Fytos mag ze verbeteren, maar niet afzwakken.

5. Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in bijlage 2. Fytos meldt een nieuwe of andere subverwerker 30 dagen vooraf aan de beheerders. De klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Vinden we geen oplossing, dan kan de klant stoppen en betaalt Fytos het niet-gebruikte deel van de licentie terug.

Fytos legt elke subverwerker dezelfde plichten op als in deze overeenkomst en blijft verantwoordelijk voor hen.

6. Doorgifte buiten de EU

De gegevens staan in de EU. Gaat een subverwerker buiten de EU, dan gebeurt dat alleen met een passende waarborg uit hoofdstuk V van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Bijlage 2 vermeldt waar dat kan gebeuren.

7. Rechten van betrokkenen

Krijgt Fytos een vraag van een betrokkene over gegevens van de klant, dan stuurt het die door en antwoordt het niet zelf. Fytos helpt de klant om te antwoorden. Veel kan de klant zelf: gegevens aanpassen in de app, gebruikers deactiveren, en het register exporteren naar Excel of PDF.

8. Datalekken

Fytos meldt een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens van de klant zonder onredelijke vertraging nadat het ervan weet. De melding beschrijft wat er gebeurde, welke gegevens en betrokkenen het raakt, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen. Wat nog niet bekend is, volgt zo snel mogelijk. De klant beslist of hij de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokkenen verwittigt.

9. Andere bijstand

Fytos helpt de klant, binnen redelijke grenzen, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, een voorafgaande raadpleging en vragen van de toezichthouder.

10. Einde

Zolang de omgeving bestaat, kan de klant zijn register bekijken en exporteren, ook na het einde van zijn licentie. Fytos verwijdert de gegevens van de klant 12 maanden na het einde van de proefperiode als er nooit betaald is en 3 jaar na het einde van de laatste licentie, of eerder op schriftelijk verzoek van een beheerder. Back-ups worden na 14 dagen overschreven. Gegevens die Fytos wettelijk moet bewaren, bewaart het alleen daarvoor.

11. Controle

Fytos geeft de klant op verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat het deze overeenkomst naleeft. De klant kan, na 30 dagen vooraf schriftelijk melden, een audit laten doen door een onafhankelijke auditor met geheimhoudingsplicht, maximaal één keer per jaar en op eigen kosten, tenzij een audit een ernstige tekortkoming van Fytos aantoont. Audits bij subverwerkers verlopen via hun eigen rapporten en certificaten.

12. Aansprakelijkheid en recht

De aansprakelijkheid van partijen volgt artikel 82 AVG en de beperkingen in de gebruiksvoorwaarden, voor zover de wet dat toelaat. Nederlands recht is van toepassing. Voor geschillen geldt artikel 17 van de gebruiksvoorwaarden.

Bijlage 1. Verwerkingen

Doelen

Behandelingen met gewasbeschermingsmiddelen registreren en bewaren, ook offline.
Elke registratie controleren tegen de toelatingen van Fytoweb.
Het register exporteren naar Excel of PDF en, op vraag van een gebruiker, naar een klant mailen.
Gebruikers verwittigen over toelatingen die wijzigen, een fytolicentie die afloopt, de licentie en support.
Medewerkers beheren: uitnodigen, rollen geven, deactiveren.

Betrokkenen

Gebruikers: zaakvoerders en medewerkers van de klant.
Wie een behandeling uitvoert.
Klanten en opdrachtgevers van de klant.
Eigenaars of gebruikers van een perceel of locatie, voor zover die herkenbaar zijn uit een adres of perceelnummer.

Categorieën gegevens

Identiteit en contact: naam, e-mailadres, rol, taal.
Fytolicentie: type, nummer, vervaldatum.
Registraties: datum, begin- en einduur, type behandeling, teelt, locatie of adres, perceelnummer en jaar, oppervlakte, ontwikkelingsstadium, doel, spuitvolume, middelen met toelatingsnummer, dosis en behandelde hoeveelheid, opmerkingen, wie uitvoerde en wie registreerde.
Klanten: naam, e-mailadres, adres.
Meldingen aan gebruikers.

Fytos is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van gegevens. De klant zet die niet in vrije tekstvelden zoals opmerkingen.

Duur: zolang de omgeving bestaat, en daarna zoals in artikel 10.

Bijlage 2. Subverwerkers

Subverwerker	Wat	Gegevens die er komen	Locatie
Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure)	Hosting van app en API, PostgreSQL-databank, back-ups, logs, Key Vault	Alle gegevens van de klant	North Europe (Ierland), kopie van de back-ups in West Europe (Nederland). EU Data Boundary.
Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure Communication Services Email)	Mails versturen	Ontvanger, onderwerp en tekst: uitnodigingen, meldingen, registerexports als bijlage	Datalocatie Europa
Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure Maps)	Adres zoeken	De zoektekst die een gebruiker intypt, en het adres van een locatie als het weer aanstaat	Europa
OpenMeteo GmbH	Het weer van een behandeling opzoeken, alleen als de klant het aanzet	De plek, afgerond op ongeveer een kilometer, en de datum. Geen naam, adres of inhoud van het register	Zwitserland, adequaatheidsbesluit; Open-Meteo noemt zich zelfstandig verantwoordelijke
Pushdienst van de browser van de gebruiker (Apple, Google, Mozilla, Microsoft)	Pushmeldingen afleveren, als de gebruiker ze aanzet	Versleutelde melding; de dienst ziet alleen toesteladres, tijdstip en grootte	Wereldwijd

Mollie en VIES krijgen geen registergegevens. Fytos werkt met hen als verantwoordelijke voor de facturatie.

Bijlage 3. Technische en organisatorische maatregelen

Toegang

Wachtwoorden als scrypt-hash met een willekeurige salt per wachtwoord.
Sessies en links uit mails bewaard als SHA-256-hash, niet leesbaar. Sessiecookie alleen via HTTPS, niet leesbaar voor scripts, SameSite=Lax.
Een nieuw wachtwoord beëindigt de andere sessies; een gedeactiveerde gebruiker verliest meteen al zijn sessies.
Beperking van pogingen bij inloggen, aanmelden, wachtwoordherstel en btw-controle.
Medewerkers van Fytos loggen in de supportconsole in met een code per mail, 10 minuten geldig, en een sessie van 12 uur. Alleen adressen op een vaste lijst.

Scheiding

Elke klant heeft een eigen omgeving op een eigen subdomein. Elke vraag aan de API wordt beperkt tot de omgeving van de ingelogde gebruiker.
Schrijfverzoeken van andere websites worden geweigerd.

Transport en netwerk

TLS op elke verbinding: browser naar Azure (minimaal TLS 1.2) en de app naar de databank (sslmode=verify-full).
De databank heeft geen publieke toegang. Ze is alleen bereikbaar vanuit het eigen virtuele netwerk.
FTP en basisinlog voor de hosting staan uit.
Een strikte Content-Security-Policy: de app laadt alleen eigen bestanden.

Geheimen en beheer

Sleutels en wachtwoorden in Azure Key Vault, met toegang op basis van rollen (RBAC), soft delete en purge protection.
De app leest de vault met een beheerde identiteit. De identiteit die nieuwe versies uitrolt, heeft geen rechten op de databank, het netwerk of de inhoud van de vault.
Databank en vault zijn vergrendeld tegen per ongeluk verwijderen.

Beschikbaarheid en herstel

Back-ups van de databank met herstel tot op een tijdstip binnen de laatste 14 dagen, geo-redundant.
Waarschuwingen bij serverfouten, een mislukte nachtelijke import en onbereikbaarheid.
Serverlogs 30 dagen bewaard. Geen logboek van elk verzoek.

Minimale gegevens

Geen analytics of tracking.
IP-adressen en adreszoekopdrachten alleen in het werkgeheugen, maximaal een uur.
Bij uitloggen wist de app de gegevens van die gebruiker op het toestel.