Privacyverklaring

Versie 5 november 2026.

Wie we zijn

Fytos is een digitaal spuitregister voor professionele gebruikers van gewasbeschermingsmiddelen. Fytos wordt aangeboden door Fytos, Abeliaerf 37, 4125 WH Hoef en Haag, Nederland, KVK 88959945, btw NL004674188B20 (“Fytos”, “wij”).

Vragen over privacy: privacy@fytos.be. Andere vragen: support@fytos.be.

Deze verklaring geldt voor de app op *.fytos.be, voor de website fytos.be en voor de formulieren daarop.

Twee rollen

Voor je register zijn wij verwerker. Wat een bedrijf in zijn register zet (behandelingen, percelen, klanten, medewerkers die spuiten), verwerken we in opdracht van dat bedrijf. Het bedrijf is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Ben je medewerker of klant van een bedrijf dat Fytos gebruikt, richt je vraag dan eerst aan dat bedrijf. Wij helpen het om te antwoorden.

Voor je account, facturatie en support zijn wij verantwoordelijk. Daarover gaat de rest van deze verklaring.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Gegevens	Waarvoor	Rechtsgrond
Bij aanmelding: bedrijfsnaam, je naam, e-mailadres, telefoonnummer (niet verplicht), soort bedrijf, gekozen webadres, wachtwoord	Je omgeving aanmaken en je laten inloggen	Overeenkomst
Voor elke gebruiker: naam, e-mailadres, rol, taal, laatste login. Niet verplicht: type, nummer en vervaldatum van je fytolicentie	Toegang, rechten, en een herinnering voor je fytolicentie afloopt	Overeenkomst; gerechtvaardigd belang van je werkgever
Uitnodigingen: naam en e-mailadres van wie uitgenodigd wordt	De uitnodiging mailen	Gerechtvaardigd belang van het bedrijf dat uitnodigt
Facturatie: btw-nummer, aantal licenties, bedrag, betaalstatus, het betalings-id en klant-id van Mollie	Betalen, licentie activeren, boekhouding	Overeenkomst; wettelijke plicht
Support: onderwerp, berichten, tot drie afbeeldingen per bericht, naam en e-mailadres van wie schrijft	Je vraag beantwoorden	Overeenkomst
Meldingen: je keuzes per soort melding, de meldingen zelf, en per toestel het pushadres en de sleutels die je browser geeft	Je verwittigen over toelatingen, je fytolicentie, je licentie en support	Overeenkomst; toestemming voor pushmeldingen (je browser vraagt die)
Contact via de website: naam, e-mailadres, je bericht. Niet verplicht: telefoonnummer en bedrijfsnaam	Je vraag beantwoorden	Gerechtvaardigd belang
Wachtlijst: e-mailadres, wanneer je bevestigde	Je laten weten dat Fytos start	Toestemming, die je bevestigt via de link in onze mail
Technisch: IP-adres, foutmeldingen van de server	Misbruik beperken, storingen oplossen	Gerechtvaardigd belang

Je wachtwoord bewaren we nooit leesbaar, alleen als scrypt-hash. Je IP-adres gebruiken we alleen in het werkgeheugen van de server, om het aantal pogingen te beperken (bijvoorbeeld vijf aanmeldingen per uur). We schrijven het niet in de databank.

Wat we niet doen

Geen analytics, geen advertentie- of trackingcookies, geen profilering.
De app en de website laden geen scripts, lettertypes of afbeeldingen van andere partijen.
We verkopen geen gegevens.

Cookies en opslag op je toestel

De website fytos.be zet geen cookies en bewaart niets op je toestel.

De app gebruikt één cookie:

fytos_session: houdt je ingelogd. Een willekeurige waarde, niet leesbaar voor scripts, enkel via HTTPS. Geldig 60 dagen na het inloggen. Wij bewaren alleen een hash ervan.

Medewerkers van Fytos krijgen in de supportconsole een tweede cookie, fytos_staff, geldig 12 uur.

In je browser bewaart de app verder:

je keuze voor thema, kleurenpalet en taal;
een registratie die je aan het invullen bent, zodat je ze niet verliest;
registraties die nog niet naar de server zijn gestuurd (de offline wachtrij);
een kopie van de gegevens die je in de app opende, zodat ze ook zonder bereik werkt. Wat je 30 dagen niet opende, valt eruit;
de bestanden van de app zelf (geen gegevens), zodat ze snel opent.

Als je uitlogt, wist de app de kopie, de onafgewerkte registratie, de wachtrij (nadat je bevestigde dat niet-verstuurde registraties weg mogen) en de pushinschrijving van dat toestel.

Al deze opslag is strikt nodig voor een dienst die je zelf vraagt. Daarvoor is geen toestemming nodig (artikel 5.3 van de e-Privacyrichtlijn 2002/58/EG, in België artikel 10/2 van de wet van 30 juli 2018, vroeger artikel 129 van de wet elektronische communicatie). Daarom toont Fytos geen cookiebanner.

Wie je gegevens ontvangt

We werken met deze partijen. Met elk hebben we verwerkersvoorwaarden of doen we beroep op hun standaardvoorwaarden.

Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd, Dublin). Hosting van de app, de databank, back-ups, logs en geheime sleutels, in de regio North Europe (Ierland), met een kopie van de back-ups in de regio West Europe (Nederland). Microsoft verwerkt deze gegevens binnen de EU volgens zijn EU Data Boundary.
Azure Communication Services Email (Microsoft). Verstuurt onze mails: aanmelding, uitnodigingen, nieuw wachtwoord, meldingen, vragen via de website, en registerexports die je zelf naar een klant mailt. Datalocatie: Europa.
Mollie B.V. (Amsterdam). Verwerkt je betaling. Wij sturen Mollie het bedrag, een omschrijving met je bedrijfsnaam en interne referenties. Wat je op de betaalpagina van Mollie ingeeft, verwerkt Mollie als zelfstandige verantwoordelijke, onder haar eigen privacyverklaring en haar plichten als betaalinstelling. Voor de automatische verlenging bewaart Mollie je betaaltoestemming (mandaat). Wij krijgen van Mollie alleen de status van de betaling terug en bewaren je klant-id bij Mollie.
VIES (Europese Commissie). Als je een btw-nummer ingeeft, controleren we het daar. VIES krijgt het landprefix en het nummer.
Azure Maps (Microsoft). Als je een adres intypt, stuurt onze server die zoektekst naar Azure Maps, dat ze in Europa verwerkt. Staat het weer aan, dan zoekt onze server zo ook het adres van een locatie op. Je IP-adres gaat niet mee.
OpenMeteo GmbH (Bürglen, Zwitserland). Alleen als je bedrijf het weer bij behandelingen aanzet. Onze server vraagt dan het weer op met de plek, afgerond op ongeveer een kilometer, en de datum. Open-Meteo krijgt geen naam, adres of IP-adres van jou en bewaart zijn serverlogs tot 90 dagen, als zelfstandige verantwoordelijke onder zijn eigen privacyverklaring.
Pushdiensten van je browser (bijvoorbeeld Apple, Google, Mozilla of Microsoft). Als je pushmeldingen aanzet, gaat elke melding via de dienst van je browser. De inhoud is versleuteld; die dienst ziet alleen het adres van je toestel, het tijdstip en de grootte.
Azure Static Web Apps (Microsoft). Levert de website wereldwijd aan je browser en ziet daarbij je IP-adres, ook buiten de EU.
Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk). Bewaart de wachtlijst en verstuurt de bevestigingsmail en de mail wanneer Fytos start, vanuit de Europese Unie (Frankrijk, Duitsland en België). Brevo houdt daarbij bij of je die mails opent en op de link klikt.
Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd, Dublin). Bewaart onze mailbox, met de mails bij een supportvraag of een vraag via de website: je naam, e-mailadres en bericht.

De productgegevens in Fytos komen van Fytoweb (FOD Volksgezondheid) en de gewascodes van de EPPO. Geen van beide krijgt gegevens van jou.

Doorgifte buiten de EU

De app en de databank staan in de EU. De website bevat geen klantgegevens en wordt wereldwijd verspreid. Zwitserland, waar Open-Meteo zit, heeft een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. De pushdiensten van browsers werken wereldwijd, dus je meldingen kunnen buiten de EU passeren. Je zet pushmeldingen zelf aan of uit, en de inhoud is versleuteld.

Hoe lang we bewaren

Je account en je register: zolang je omgeving bestaat. Ook na het einde van je proefperiode of licentie blijven je registraties bewaard en kan je ze bekijken en exporteren. We verwijderen een omgeving 12 maanden na het einde van de proefperiode als er nooit betaald is, en 3 jaar na het einde van de laatste licentie.
Verwijderde registraties: worden verborgen, niet gewist. Ze blijven tot je omgeving verwijderd wordt.
Gedeactiveerde gebruikers: het account blijft bestaan, omdat de naam in het register staat.
Sessies: tot 60 dagen na het inloggen. Uitloggen beëindigt je sessie meteen, een nieuw wachtwoord beëindigt je andere sessies.
Links in mails: een nieuw wachtwoord 60 minuten, een uitnodiging 7 dagen, een inlogcode voor medewerkers van Fytos 10 minuten.
Betalingen: 7 jaar, voor de boekhouding.
Wachtlijst: tot je je uitschrijft of tot we je gemeld hebben dat Fytos start. Daarna wissen we de lijst. Bevestig je niet, dan komt je adres niet op de lijst.
Supporttickets en vragen via de website: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
Meldingen: zolang je omgeving bestaat.
Pushinschrijvingen: tot je uitlogt, push uitzet, of de pushdienst meldt dat het toestel niet meer bestaat.
Serverlogs: 30 dagen.
Back-ups van de databank: 14 dagen.
IP-adressen voor het beperken van pogingen, en adreszoekopdrachten: alleen in het werkgeheugen, maximaal een uur.

Beveiliging

Alle verbindingen gebruiken TLS. De databank is niet bereikbaar vanaf het internet, alleen vanuit ons eigen netwerk in Azure. Wachtwoorden bewaren we als scrypt-hash, sessies en links uit mails alleen als SHA-256-hash. Geheime sleutels staan in Azure Key Vault, met toegang op basis van rollen. Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens.

Je rechten

Je kan vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren, te wissen, de verwerking te beperken, je gegevens mee te nemen, of bezwaar te maken. Je toestemming voor de wachtlijst trek je altijd in met een mail naar privacy@fytos.be. Je naam, e-mailadres, taal en fytolicentie pas je zelf aan in de app. Voor de rest mail je privacy@fytos.be. We antwoorden binnen een maand.

Gaat het over gegevens in het register van een bedrijf, dan beslist dat bedrijf. We sturen je vraag door.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in België, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

Passen we deze verklaring aan, dan zetten we de nieuwe versie hier met een nieuwe datum. Bij een belangrijke wijziging verwittigen we de beheerders van elke omgeving vooraf per mail.